Die besten Bieter beteiligen sich nicht an allem – sie wählen aus. Eine Erfolgsquote von 30 % bei 10 gezielten Ausschreibungen bringt genauso viel wie 10 % bei 30 Versuchen, bei einem Drittel des Aufwands. Die Go/No-Go-Entscheidung ist vielleicht die am meisten unterschätzte Kompetenz im öffentlichen Vergabewesen.
Eine Ausschreibung kostet Zeit: 15 Stunden für eine einfache Bewerbung, 60 bis 80 Stunden für ein vollständiges technisches Konzept bei einem komplexen Auftrag. Für ein Team von 3 Personen, das 2 Angebote pro Monat abgibt, sind das 300 bis 500 Stunden pro Jahr. Jede Stunde für ein verlorenes Angebot fehlt für gewinnbare Projekte.
Das Entscheidungsraster mit 6 Kriterien
Bewerten Sie jeden Auftrag anhand der folgenden 6 Kriterien mit 1 bis 5 Punkten. Unter 18 Punkten ist es in der Regel ein No-Go; zwischen 18 und 24 ist es zu besprechen; über 24 ist es ein Go.
GO — Punktzahl ≥ 24/30
Setzen Sie Ihre besten Leute ein. Hier haben Sie echte Chancen, und die Investition ist gerechtfertigt. Streben Sie beim technischen Konzept nach Exzellenz.
ZU BESPRECHEN — Punktzahl 18 bis 23/30
Analysieren Sie das schwächste Kriterium. Wenn Sie die Lücke schließen können (Partner finden, Zeit freimachen, Angebot anpassen), ist es vielleicht ein Go. Wenn nicht, verzichten Sie.
NO-GO — Punktzahl < 18/30
Nehmen Sie nicht teil, es sei denn, der Auftrag ist eine seltene strategische Gelegenheit (erster Fuß in der Tür bei einem lange angestrebten Auftraggeber, Prestigeprojekt). Begrenzen Sie auch dann den Zeitaufwand.
Sofortige Warnsignale (automatisches No-Go)
Manche Signale in den Vergabeunterlagen rechtfertigen ein sofortiges No-Go, ohne die Punktzahl überhaupt zu berechnen:
Ungewöhnlich kurze Angebotsfrist: 7 Tage für einen komplexen Auftrag. Zeichen eines informell bereits vergebenen Auftrags oder eines unerfahrenen Auftraggebers. In beiden Fällen ein schlechter Start.
Maßgeschneiderte Eignungskriterien: Nennt die Leistungsbeschreibung sehr spezifische Werkzeuge, Methoden oder Zertifizierungen, die nur ein Anbieter hat, ist der Auftrag vermutlich zugeschnitten.
Offensichtlich unzureichendes Budget: Ist der geschätzte Auftragswert zu niedrig für eine ernsthafte Leistung, zwingt ein ordnungsgemäßes Angebot Sie entweder, Ihr Team unterzubezahlen, oder schlechte Arbeit abzuliefern.
Unverhältnismäßige Anforderungen an Sicherheiten: Umsatz- oder Versicherungsanforderungen, die im Verhältnis zum Auftragsgegenstand deutlich überhöht sind, deuten auf ein riskantes Verfahren hin.
Positive Signale (für ein Go)
Sie haben schon mit diesem Auftraggeber gearbeitet: Ihre bisherige Leistung bei ihm ist Ihr bestes Argument. Ein zufriedener Auftraggeber kommt oft auf denselben Anbieter zurück, wenn das Angebot wettbewerbsfähig ist.
Die Leistungsbeschreibung entspricht genau Ihrem Kerngeschäft: Sie haben genau diese Art von Auftrag bereits ausgeführt, mit aktuellen und überprüfbaren Referenzen.
Wenige Wettbewerber zu erwarten: Technische, geografisch eingeschränkte oder seltene Zulassungen erfordernde Aufträge ziehen naturgemäß weniger Wettbewerb an.
Offenes Verfahren im Anschluss an eine Rahmenvereinbarung, deren Partner Sie sind: Ihre Ausgangsposition verschafft Ihnen einen Wissensvorsprung über Bedarf und Kontext.
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