Sie haben ein starkes Angebot abgegeben, wissen aber nicht, wie der Auftraggeber es bewerten wird. Wer die Wertungsmechanismen bei öffentlichen Aufträgen versteht, kann die Punktzahl der Wettbewerber abschätzen, seinen Preis strategisch positionieren und seine Stärken im technischen Konzept zur Geltung bringen. Dieser Leitfaden erklärt die gängigsten Formeln und die europäischen Regeln, mit nationalen Beispielen.
Der rechtliche Rahmen: Welche Kriterien sind zulässig?
Nach den EU-Vergaberichtlinien von 2014 (Art. 67 der Richtlinie 2014/24/EU, in Deutschland § 127 GWB und § 58 VgV) erteilen öffentliche Auftraggeber den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot, bewertet allein nach Preis bzw. Kosten oder – häufiger – nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis.
Die Kriterien legt der Auftraggeber frei fest, sofern sie:
- mit dem Auftragsgegenstand oder seinen Ausführungsbedingungen in Verbindung stehen
- in den Vergabeunterlagen genau definiert sind
- die Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung wahren
- nicht zu einer Diskriminierung führen
Die am häufigsten verwendeten Kriterien
💰 Preis (oder Kosten)
Fast immer verwendet. Typische Gewichtung: 40 % bis 60 %. Bei Bauaufträgen oft um 40-50 %.
🔧 Qualität / fachlicher Wert
Organisation, Methodik, Qualität der personellen und sachlichen Mittel. Typische Gewichtung: 40 % bis 50 %.
📅 Ausführungsfrist
Bei Bau- oder Lieferaufträgen. Oft ein Unterkriterium der Qualität. Gewichtung: 5 % bis 15 %.
🌱 Nachhaltigkeit
Seit 2020 stark im Kommen. CO₂-Emissionen, lokale Beschäftigung, Barrierefreiheit, Umweltzertifizierungen. Gewichtung: 5 % bis 20 %.
🎓 Qualität des Teams
Erfahrung der vorgesehenen Schlüsselpersonen, Ausbildung, Zertifizierungen. Häufig bei freiberuflichen Leistungen (Architektur, Ingenieurwesen, Beratung).
🔒 Kundendienst / Garantien
Bei Liefer- und Ausrüstungsaufträgen. Garantiedauer, Reaktionszeit, Ersatzteilverfügbarkeit.
Wertungsmethoden für das Preiskriterium
Die Methode zur Berechnung der Preispunkte muss in den Vergabeunterlagen angegeben sein. Hier die drei gängigsten Methoden:
Methode 1: Verhältnis zum niedrigsten Angebot
Beispiel: Höchstpunktzahl = 20. Niedrigster Bieterpreis = 90.000 €. Ihr Preis = 100.000 €.
Ihre Punktzahl = (90.000 / 100.000) × 20 = 18/20
Das ist die häufigste Methode. Sie begünstigt eindeutig die günstigsten Angebote.
Methode 2: Verhältnis zum Durchschnitt der Angebote
Wer den Durchschnittspreis anbietet, erhält die Höchstpunktzahl. Zu niedrige und zu hohe Preise werden bestraft. Diese Methode wird immer seltener verwendet, da sie als wenig objektiv gilt.
Methode 3: lineare Interpolation mit Schwellen
Der Auftraggeber legt einen Mindestpreis (Höchstpunktzahl) und einen Höchstpreis (null Punkte) fest. Ihre Punktzahl hängt davon ab, wo Sie zwischen diesen beiden Schwellen liegen.
Ein konkretes Rechenbeispiel für die Gesamtpunktzahl
Planungsauftrag — Mediathek (Baubudget: 2 Mio. €)
Kriterien: Preis 40 % — Qualität 50 % — Nachhaltigkeit 10 %
| Kriterium | Gewichtung | Ihre Punkte /20 | Wettbewerber A /20 | Wettbewerber B /20 |
|---|---|---|---|---|
| Preis | 40 % | 16 | 20 | 14 |
| Qualität | 50 % | 17 | 14 | 15 |
| Nachhaltigkeit | 10 % | 18 | 12 | 16 |
| Gesamtpunktzahl /20 | 100 % | 16,9 | 16,0 | 14,9 |
Punktzahl = (16×0,4) + (17×0,5) + (18×0,1) = 6,4 + 8,5 + 1,8 = 16,7/20. Wettbewerber A hat den besten Preis, aber eine schwächere Qualität. Sie gewinnen diesen Auftrag trotz höheren Preises.
Wie optimieren Sie Ihre Punktzahl?
1. Lesen Sie die Vergabeunterlagen vor der Kalkulation genau. Sie beschreiben die Kriterien, ihre Gewichtung und manchmal die Unterkriterien und ihre Bewertungsskala. Das ist Ihr Fahrplan, um jeden Punkt zu optimieren.
2. Schätzen Sie die Preise Ihrer Wettbewerber. Bei wiederkehrenden Aufträgen (gleicher Auftraggeber, gleiche Leistungsart) sind Informationen zu früheren Zuschlägen oft öffentlich und auf den Plattformen einsehbar. So können Sie Ihre Preispositionierung justieren.
3. Opfern Sie nicht die Qualität für den Preis. Ein Punkt mehr bei der Qualität (Gewichtung 50 %) ist oft mehr wert als 5 bis 10 % Preisnachlass (Gewichtung 40 %). Simulieren Sie beide Szenarien vor der Abgabe.
4. Holen Sie das Maximum bei den Nebenkriterien heraus. Nachhaltigkeit (10 %) wird von Bietern oft unterschätzt. Wenn Sie hier die volle Punktzahl erreichen, ist das ein echter Wettbewerbsvorteil.
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